We zijn live met de ‘Kieswijzer’ voor WMS selectie!

Nu te lezen op Logistiek.nl een expert artikel over WMS selectie met diverse tips en tricks. Een mooie aanvulling op de livegang van de ‘KiesWijzer’ voor WMS selectie van Optimum Logistiek.

Een warehouse management systeem (WMS) is de ruggengraat van je magazijnoperatie. Ieder bedrijf heeft zijn logistieke unique selling points. Een goed WMS zal deze versterken en concurrentievoordeel geven, een slecht WMS zal je bedrijf verzwakken. Er zijn vele WMS-pakketten maar hoe vindt je het systeem dat past bij jóuw bedrijfsprocessen en kan deze naar een hoger prestatieniveau tillen? WMS-expert Martijn Scholtes van adviesbureau Optimum Logistiek legt het uit.

Een goed WMS is het fundament van een succesvolle logistieke operatie. Het vervult de regiefunctie over alle warehouse processen en zorgt ervoor dat alles tijdig, foutloos en efficiënt verloopt. WMS is ook een enabler om betere beslissingen te nemen. Het bevat de data die nodig zijn om de productiviteit van mensen en afdelingen te analyseren en biedt een basis om hierin tot verbeteringen te komen. Om concurrentievoordeel te behalen moet een WMS perfect aansluiten op jouw processen, op wat jouw bedrijf uniek maakt. De wereld verandert voortdurend en de technologische ontwikkelingen gaan snel, dus voorkom dat je met een niet meer passend systeem komt te zitten. Dan wordt je WMS een ‘disabler’ in plaats van een ‘enabler’.

Tobben met Excel

Bedrijven die (te) lang wachten met vervanging van een verouderd WMS, kunnen zelfs in continuïteitsproblemen komen. Ze worden te star om te kunnen meebewegen met de veranderende omstandigheden. Ik zie ook jonge bedrijven en webwinkels vastlopen met Excel of zelf ontwikkelde ‘oplossingen’. Ze krijgen de groeiende stroom orders niet meer op tijd de deur uit en kunnen niet meer nakomen wat ze aan hun klanten beloven (vandaag besteld, morgen in huis). Dit speelt vooral, valt mij op, bij bedrijven die behalve de standaard warehouse-taken ook nog allerlei ‘added value’ activiteiten moeten uitvoeren zoals het toevoegen van folders, etiketten of speciale verpakkingen. Om al die extra handelingen goed te managen is een geavanceerd WMS nu eenmaal onontbeerlijk.

Anticiperen op personeelstekort

Een nieuw WMS is als een vliegwiel dat de hele supply chain operatie naar een hoger niveau kan tillen en een boost kan geven aan de productiviteit. Zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt, wordt het steeds belangrijker om schaarse capaciteit zo goed mogelijk te benutten. Mechaniseren of robotiseren kan hierbij helpen maar ook dat valt of staat met een goede aansturing en integratie met een WMS. Met behulp van de data kun je bottlenecks inventariseren en analyseren waar er capaciteit verloren gaat. Het stelt je in staat de werklast te forecasten en hierop te anticiperen met je capaciteitsplanning. Of orders te spreiden om de pieken af te vlakken. Er zijn bedrijven waar dit zogenaamde ‘datagedreven werken’ tot productiviteitsverbeteringen van wel dertig procent heeft geleid, met richting klanten een betere servicegraad en een hoger kwaliteitsniveau.

Gebrekkig selectieproces

Een goed WMS is cruciaal voor een soepele supply chain, maar wat is een goed systeem? Alleen in Nederland zijn al meer dan dertig leveranciers actief, dus het vinden van het WMS dat het beste aansluit bij jouw manier van werken, is alles behalve eenvoudig. Ik ken genoeg bedrijven waar een gebrekkig selectieproces – de logistiek manager deed het er wel even bij – tot een mismatch in proces, systeem en organisatie heeft geleid. Op de belangrijke KPI’s wordt structureel onder de norm gepresteerd omdat specifieke deelprocessen zoals retourverwerking, facturatie of accijnsafhandeling, bij nader inzien toch niet zo volledig door het WMS worden afgedekt als de leverancier had beloofd. Bedrijven verliezen hun concurrentievoordeel en realiseren een lagere winstmarge omdat ze hoge kosten moeten maken.

WMS-selectietool

Een krachtig instrument om als bedrijf de juiste software te kiezen is de WMS-selectietool van Optimum Logistiek. Hierin zitten de data van alle relevante WMS-leveranciers in Nederland en kun je een match maken met de voor jouw bedrijf belangrijkste functionele en technische aspecten. Ook bevat de tool een grote lijst van referentiebedrijven waarmee je kunt verifiëren welke WMS-systemen andere bedrijven uit jouw branche gebruiken of bedrijven die qua grootte of qua organisatie op jou lijken. Een belangrijke succesfactor is ook dat je een goeie fit hebt met de organisatie achter de WMS-oplossing. Ook daarin voorziet de tool. Het invullen van de WMS-selectietool kost ongeveer vijftien minuten en resulteert in een shortlist van WMS-pakketten die in lijn zijn met je investeringsbudget en jouw eisen en wensen.

De WMS-selectietool van Optimum Logistiek bevat de gegevens van de 20 meest relevante WMS-leveranciers in Nederland. De tool is tot stand gekomen op basis van onafhankelijk onderzoek en bevat drie groepen WMS-systemen: het bovensegment (de leiders volgens met Magic Gartner Quadrant for WMS), de middengroep en pakketten voor kleinere bedrijven. Deze laatste zijn geschikt voor eerste of tweede generatie WMS-gebruikers met een sterke focus op e-commerce. Omdat de oplossingen binnen deze groepen elkaar verder functioneel niet zoveel ontlopen, is ook een vergelijking gemaakt op basis van de aspecten:

• Complexiteit van de warehouse-organisatie
• Branchefocus
• Referenties
• Organisatie
• Kosten

Daarnaast is ook het type oplossing een belangrijke factor: Is het een specialistisch WMS of onderdeel van een ERP- of SCM-oplossing?

De selectietool is online beschikbaar en gratis te gebruiken. Na het invullen krijg je een mail met daarin een passend advies.

Laat je niet afschepen

Als je met de tool een voorselectie hebt gemaakt, weet je zeker dat je alle geschikte pakketten in de picture hebt. Maar dan begint het werk pas echt, namelijk het detailwerk. Hoe ziet die specifieke module van leverancier X, die jouw meest bedrijfskritische activiteit moet ondersteunen, er nu precies uit? En dan niet in een PowerPoint maar in het echt, dus in de software; laat de voorgeselecteerde WMS-leveranciers dit demonstreren aan de hand van jouw bedrijfscase. Vraag ze ook naar hun ontwikkelplannen voor de toekomst; sluit hun roadmap aan bij jou toekomstplannen? De volgende stap zijn de referentiebezoeken waarbij je gaat luisteren naar ervaringsdeskundigen. Laat je niet afschepen met een rondleiding door een accountmanager maar ga echt in gesprek met de eindgebruikers die ervaring hebben met het pakket. Het zijn juist deze verhalen die een goed beeld geven van wat de software kan en of deze ook echt bij jouw bedrijf past.

Ga voor het beste

Samenvattend: een modern, welgekozen WMS is de basis voor een excellent warehouse-operatie. Inzicht in data stelt je in staat betere beslissingen te nemen en de productiviteit systematisch te verbeteren. Juist in deze onzekere periode met een schrijnend tekort aan personeel is het maximaal benutten van ‘resources’ belangrijker dan ooit. Neem geen genoegen met een WMS dat jouw proces maar half ondersteunt, van een leverancier die je toevallig kent, maar ga voor de beste leverancier die perfect bij je past. De selectietool van Optimum Logistiek is hierin een eerste stap en biedt een shortlist van geschikte leveranciers. De ‘devil is in the details’ en om op basis van deze details de finale afweging te maken is expertise nodig en een grondige kennis van de WMS-markt. Schroom niet om hiervoor externe hulp in huis te halen. Iedere euro die je hierin investeert, verdient zich dubbel en dwars weer terug.