Zonder kennis van de markt van Warehouse Management Systemen (WMS) is het selecteren van de beste oplossing tijdens een beursbezoek of zoeken op Google als “Married at first sight”. Een interessant gesprek met een verkoper of een leuke website blijkt in de praktijk niet het beste recept voor een goed ‘huwelijk’.
In Nederland zijn vele tientallen leveranciers actief, dus het vinden van het WMS dat het beste aansluit bij de specifieke behoeften en ambities van jouw organisatie, is alles behalve eenvoudig. WMS oplossingen écht succesvol selecteren en in gebruik nemen vraagt naast kennis en ervaring om een gestructureerde aanpak. Hier vind je enkele stappen om de beste match te vinden voor jouw organisatie:
1. Inventarisatie van de huidige situatie en ambities.
De gemiddelde levensduur van een WMS ligt tussen de 10 – 15 jaar. Tijdens het inventariseren van de eisen en wensen is het dan ook van belang om de toekomstige eisen en wensen mee te nemen. Focus hierbij voornamelijk op de specialistische en of unieke eisen en wensen en laat je niet verleiden tot het opstellen van enorme lange lijsten!
Betrek een beperkt aantal leveranciers bij het selectietraject om de doorlooptijd en kosten binnen de perken te houden. Selecteer leveranciers die qua branche, referenties, omvang en budget passen bij jouw organisatie. Om tot een shortlist te komen is het nuttig om gebruik te maken van een WMS selectietool, bijvoorbeeld: https://optimumlogistiek.nl/wms-selectietool/. Er zijn diverse online WMS selectietools beschikbaar. Echter beoordeel de resultaten (en de belangen van de organisatie achter de tool) kritisch, vergelijkbaar met de zoekresultaten van ChatGPT of Google.
2. Offertes en demo’s aanvragen
Nodig de leveranciers uit om een demo te verzorgen en vraag in hoeverre zij met de standaard oplossing invulling kunnen geven aan uw eisen en wensen. Leg in de demo´s het accent op de unieke en of specialistische eisen en wensen. Laat de WMS-leveranciers dit demonstreren in de software aan de hand van jouw democases en niet alleen in PowerPoint.
Vraag de leveranciers daarnaast om een offerte uit te brengen, inclusief de Total Cost of Ownership.
Vergelijk de leveranciers op; functionaliteit, technologie, fit met organisatie, kosten en beoordeling van de stakeholders om tot een select aantal leveranciers te komen voor de volgende fase.
3. Referentiebezoeken
Neem contact op met de geselecteerde leveranciers en plan referentiebezoeken in bij bedrijven die al gebruik maken van de oplossingen. Zorg ervoor dat je tijdens het bezoek de mogelijkheid hebt om met de eindgebruikers te spreken om de ervaringen uit eerste hand te horen.
Vraag de leveranciers daarnaast om op basis van een specifiek vraagstuk een brainstormsessie te verzorgen. Een brainstormsessie geeft waardevolle inzichten en helpt bij het beoordelen of de werkwijze, kennis, houding en ervaring van de leverancier en het projectteam aansluiten bij de verwachtingen.
4. Overeenkomst opstellen
Het vastleggen van afspraken met betrekking tot de implementatie en het beheer in een overeenkomst is van cruciaal belang om duidelijkheid te verschaffen over de verwachtingen en verantwoordelijkheden van beide partijen.
Het in huis halen van WMS kennis in combinatie met een weloverwogen selectietraject zijn het recept voor een succesvol WMS huwelijk!
Deze BLOG en diverse andere artikelen van Optimum Logistiek zijn ook te lezen op www.warehousetotaal.nl
